KOUVOT JUNIORIT Tietosuoja

Tietosuoja

Kouvot ry

Tietosuojan periaatteet jäsenille ja yhteistyökumppaneille

Päivitetty 6.1.2025

Rekisterinpitäjä

Kouvot ry 

0961099-9

Torikatu 6 

45100 Kouvola 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Oona Panula

+358415067519

toimisto@kouvot.fi

Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

Miksi keräämme henkilötietoja?

Kouvot ry kerää henkilötietoja 

  • tarjotakseen jäsenilleen ja yhteistyökumppaneilleen toimintaansa sopivia palveluita (oikeutettu etu)
  • sopiakseen toimintaansa tukevia sopimuksia ja
  • vastatakseen lainsäädännön tuomiin vaatimuksiin.

Henkilötietoja käsitellään, jotta Kouvot ry voi

  • ylläpitää yhdistyslain (26.5.1989/503) mukaista jäsenluetteloa ja vastata yhdistyslain vaatimuksiin
  • hoitaa jäsenistöön liittyviä asioita, kuten tiedottamista, yhteydenpitoa, palkitsemista, kilpailutoimintaa, jäsenmaksujen hallintaa sekä kurinpidollisia toimia 
  • järjestää harrastustoimintaa, tapahtumia (kuten turnaukset ja ottelutapahtumat) sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksia 
  • kehittää toimintaansa sekä suorittaa tilastointia ja raportointi
  • ylläpitää, hoitaa ja kehittää yhteistyökumppanien välistä yhteistyösuhdetta.

Henkilötietojen käsittely perustuu 

  • jäsenien ja toimihenkilöiden (ml. valmentaja, joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja) osalta Kouvot ry:n sovittuun yhteistyöhön sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen (kuten kirjanpito)
  • yhteistyökumppanien osalta joko sopimukseen tai Kouvot ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi).

Mitä tietoja keräämme?

Yhdistyksen jäsenistä (henkilöjäsenet, kuten pelaajat ja toimihenkilöt) kerätään seuraavia henkilötietoja 

  • Jäsenen nimi sekä kotipaikka (Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot)
  • Syntymäaika
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi
  • jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Alaikäisen jäsenen osalta 
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot 
  • Lisäksi yhdistys tai joukkue voi tarvittaessa kerätä jäsenen henkilötunnuksen, kun sitä tarvitaan esimerkiksi Koripalloliiton alaisessa kilpailutoiminnassa (lisenssi) tai kirjanpitolain mukaisten velvoitteiden hoitamisessa (kirjanpito- ja pankkitoiminta).

Yhdistyksen muista jäsenistä ja yhteistyökumppaneista (yritykset ja yhteisöt, ja niiden yhteyshenkilöt) kerätään seuraavia henkilötietoja:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Yhdistyksen toimintaa tukevista henkilöistä (kuten turnausten tuomarit, palkalliset talkoolaiset, ja vastaavat) kerätään seuraavia tietoja:

  • nimi ja yhteystiedot
  • palkanmaksua varten henkilötunnus ja tilinumero.

Missä tietoja säilytetään?

Yhdistyksen tarvitsemia henkilötietoja säilytetään yhdistyksen jäsenrekisterissä (MyClub https://www.myclub.fi/tietosuojaseloste-myclub/), taloushallinnon järjestelmässä (Netvisor https://vismasolutions.com/tietosuoja/) sekä turnauksien hallinnointijärjestelmässä (Torneopal https://www.torneopal.fi/tietosuojaseloste/). Henkilötietoja voidaan tilapäisesti tallentaa myös yhdistyksen työntekijöiden tai joukkueen toimihenkilöiden tietokoneille. Arkistointia varten henkilötietoja voidaan tulostaa paperille ja säilöä arkistointikaappiin.

Pelaajien, valmentajien, tuomareiden, yhteistyökumppanien ja johtokunnan jäsenien nimet ja/tai erikseen sovitut (suostumus) yhteystiedot voidaan näyttää yhdistyksen verkkosivuilla tai jäsenhallintajärjestelmässä joukkueen toimihenkilöille.

Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai yhteistyön alkaessa. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Kouvot ry:lle.

Mihin tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Koripalloliiton alaista kilpailutoimintaa varten pelaajat, valmentajat ja tuomarit tarvitsevat lisenssin ja vakuutuksen. Näin ollen, kilpailutoiminnassa tarvittavat henkilötiedot on toimitettava Koripalloliitolle (https://www.basket.fi/basket/rekisteriseloste/). Tiedot voi luovuttaa pelaaja (tai alaikäisen kohdalla huoltaja), valmentaja tai tuomari itse, tai ne voidaan luovuttaa yhdistyksen toimesta.

Kouvot ry käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, taloushallinnon järjestelmää (Visma Oy, Netvisor-palvelu) ja turnauksien hallinnointijärjestelmää (Torneopal). Katso kohta Missä tietoja säilytetään.

Miten tietoja suojataan ja kuinka kauan niitä säilytetään?

Henkilötiedot säilytetään pääosin tietojärjestelmissä, joihin pääsyä hallinnoidaan erikseen. Henkilötietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Esimerkiksi valmentaja voi nähdä kaikki oman joukkueensa pelaajat, kun yksittäinen pelaaja voi nähdä vain omat tietonsa. Yhdistyksen erikseen nimetyt toimihenkilöt voivat nähdä kaikki yhdistyksen jäsenet.

Palveluntarjoajien (Taikala Oy, Visma Oy ja Torneopal) järjestelmissä tiedot on tallennettu tietokantapalvelimille, joiden tietoliikenneyhteydet on salattu. Pääsy järjestelmiin tapahtuu käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai vahvan tunnistautumisen kautta.

Tietoja säilytetään niin kauan, kun jäsen on yhdistyksen toiminnassa mukana tai kun tietoja tarvitaan lakisääteisten vaatimusten vuoksi

  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 5 vuotta jäsenyyden päättymisestä
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 5 vuotta jäsenyyden päättymisestä
  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta.

Vanhentuneita tietoja ei säilytetä. Jäsenet ja yhteistyökumppanit ovat kuitenkin itse vastuussa päivitettävien tietojen toimittamisesta yhdistykselle.

Miten voit tarkastaa tietosi?

Kouvot Ry:n jäsenet voivat tarkastaa omat tietonsa jäsenrekisteristä (MyClub) ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista joukkueen toimihenkilöiltä tai seuran työntekijöiltä.

Tietosuoja-asetuksen mukaisesti jokaisella (rekisteröidyllä) on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai tietojen poistamista, vastustaa tietojen käsittelyä ja pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista. Tarvittaessa yhdistyksen tiedossa olevia henkilötietoja voidaan pyytää kohdassa Rekisteriasioita vastaava ja yhteystiedot mainitulta yhteyshenkilöltä. Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti.

Lisätietoja tietosuojasta on saatavilla Tietosuojavaltuutetun toimistolta (https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot).